Documenti digitali e atti notarili: stato dell’arte e soluzioni operative

La Circolare DAIT n. 37/2026 del 30 marzo 2026 ha introdotto una novità rilevante per chi opera con i registri dello Stato Civile: i certificati e gli estratti degli atti formati in modalità digitale dai Comuni aderenti all’ANSC sono ora scaricabili direttamente online tramite il portale ANPR. Sono documenti che recano un glifo in formato QR Code e un sigillo elettronico qualificato (QeSeal) del Ministero dell’Interno, a garanzia dell’immodificabilità, dell’autenticità e dell’integrità del documento informatico conservato in ANSC.

Per il notaio, questo si traduce in un’operazione nuova e specifica: quando è chiamato ad allegare uno di questi documenti — si pensi all’estratto per sunto dell’atto di morte nel verbale di pubblicazione di un testamento — non basta più produrre una semplice copia del file. Occorre certificarne la conformità all’originale informatico, ai sensi del combinato disposto dell’art. 57-bis, comma 2, L.N. e dell’art. 23, comma 2-bis, CAD.

Il processo richiede di scansionare il QR Code tramite app su dispositivo mobile o fisso, accedere all’URL di verifica, collazionare la copia analogica con l’originale informatico, scaricare quest’ultimo e verificare la validità e vigenza del QeSeal e della firma elettronica qualificata dell’Ufficiale di Stato Civile tramite software apposito (es. E-sign).

Per orientarsi in questo processo, pubblichiamo di seguito una formula di certificazione di conformità pronta all’uso, che tiene conto delle modalità operative introdotte dalla Circolare n. 37/2026. È proprio questo il tipo di strumento pratico che affronteremo al webinar del 4 maggio.