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Il Decreto del Ministero della Giustizia n. 195 del 11 novembre 2025[1] recante “la determinazione dei criteri e delle modalità di formazione e trasmissione telematica delle copie dei repertori e del registro somme e valori o della certificazione negativa e delle modalità di conservazione, ricerca e consultazione dei documenti e dei dati inseriti nell’archivio centrale informatico ai sensi dell’articolo 65 della legge 16 febbraio 1913, n. 89” è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 298 del 24 dicembre 2025.
Questo provvedimento era da tempo atteso dal Notariato e segna, finalmente, un cambiamento e una netta modernizzazione nella gestione delle formalità collegate alla tenuta del repertorio e del registro delle somme e dei valori.
Il Decreto Ministeriale in oggetto entrerà in vigore il giorno 8 gennaio 2026. Manca, però, ancora l’adeguamento dei software alla previsione ministeriale al fine di rendere veramente operative queste nuove modalità di trasmissione telematica.
Nel corso dell’anno 2026 sarà progressivamente reso possibile ottenere tutti gli strumenti tecnici necessari per dare il via alla nuova operatività di trasmissione telematica del cosiddetto “fascicolo digitale” e un tavolo tecnico è già in corso a tal fine, così come comunicato a tutti i notai italiani dal Presidente del Consiglio Nazionale del Notariato, Vito Pace, tramite e-mail del 29 dicembre 2025.
Il DM 195/2025 è stato formulato nel rispetto della Legge Notarile e di quanto in particolare previsto dall’art. 65 della stessa[2], del Regolamento per l’esecuzione della Legge Notarile in riferimento all’ordinamento del notariato e degli archivi notarili (R.D. 10 settembre 1914 n. 1326), delle Leggi n. 629 del 17 maggio 1952 e n. 723 del 28 luglio 1961 recanti “Riordinamento degli Archivi notarili”, “Aggiornamento degli organici del personale degli Archivi notarili”, della legge n. 220 del 27 giugno 1991 recante “Modificazioni all’ordinamento della Cassa nazionale del notariato e all’ordinamento del Consiglio nazionale del notariato, nonché del D.Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 recante “Codice dell’amministrazione digitale”, del “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” di cui al DPR n. 445 del 28 dicembre 2000, in considerazione del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati), ed è stato adottato previa consultazione di tutte le istituzioni e autorità coinvolte.
Di seguito si evidenziano i punti principali del DM e le novità dal medesimo introdotte.
Il “Capo I” del provvedimento in oggetto reca le Disposizioni Generali con un art. 1 dedicato alle “definizioni” e un art. 2 che enuncia l’oggetto del DM medesimo che è quello di determinare, in attuazione dell’articolo 65, nono comma, della Legge Notarile e nel rispetto del CAD, le norme di attuazione delle disposizioni che riguardano le modalità di formazione e trasmissione telematica delle copie di cui all’articolo 65, quarto comma, della medesima Legge Notarile e la conservazione, la ricerca e la consultazione dei documenti e dei dati inseriti nell’archivio centrale informatico. L’art. 2 prevede altresì che il DM stabilisce l’entrata in vigore delle disposizioni di cui al primo periodo e le date a partire dalle quali viene meno l’obbligo di eseguire i corrispondenti adempimenti presso gli archivi notarili distrettuali. Il secondo comma del medesimo art. 2 prevede inoltre che con successivo decreto saranno determinate le modalità di esecuzione dei versamenti previsti dall’articolo 65, quarto e quinto comma, della Legge Notarile.
Il “Capo 2” (fascicolo digitale, trasmissione dello stesso e infrastrutture informatiche) reca le vere e proprie previsioni in materia di trasmissione telematica delle copie repertoriali e degli estratti dal registro delle somme e dei valori.
L’art. 3 prevede che i soggetti legittimati (i notai quindi, ma anche – nei casi previsti dalla legge – i coadiutori o il Capo dell’Archivio Notarile competente come previsto dall’art. 5 del DM in parola) predispongano il cosiddetto “fascicolo digitale” il quale dovrà contenere la copia autentica dei repertori, o la certificazione negativa nel caso di mancanza di annotazioni nel mese precedente, e la distinta riassuntiva dei dati repertoriali e delle somme dovute con l’indicazione degli estremi dell’avvenuto pagamento.
Con le medesime modalità avverrà la trasmissione della copia trimestrale del registro somme e valori.
Tale fascicolo digitale dovrà essere formato secondo le specifiche tecniche stabilite dal capo del Dipartimento per l’innovazione tecnologica della giustizia del Ministero della Giustizia (D.I.T.), che ne determineranno anche la dimensione massima. Le specifiche tecniche definiranno inoltre i formati di documento ammessi.
Il fascicolo dovrà essere sottoscritto dal capo dell’archivio notarile mediante firma digitale ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera s), del CAD oppure dai notai o dagli altri soggetti tenuti all’adempimento mediante la firma digitale ottenuta ai sensi dell’articolo 23 -bis, comma 1, della Legge Notarile.
Il fascicolo digitale dovrà essere quindi trasmesso, entro le usuali scadenze previste dalla legge, al sistema informatico dell’archivio centrale, che si avvarrà delle infrastrutture del Ministero della Giustizia (infrastrutture unitarie e comuni dell’archivio centrale = banche dati e sistemi informatici, idonei alla conservazione degli atti individuati con decreto del direttore generale dell’Ufficio centrale degli Archivi Notarili.)
I soggetti legittimati all’invio sono individuati dall’art. 5 del DM e sono tutti i notai in esercizio, salvo i casi in cui – non potendo esercitare le loro funzioni – vengano sostituiti da altri soggetti quali notai depositari o delegati, coadiutori o altri soggetti che per legge li sostituiscano e, nei casi di notai deceduti o cessati definitivamente – qualora non abbiano provveduto agli adempimenti di cui all’art. 65 della Legge Notarile – legittimato sarà invece il Capo dell’Archivio Notarile competente per territorio.
L’art. 6 del DM prevede che l’inoltro del fascicolo digitale avverrà mediante le infrastrutture informatiche del dominio del notariato, e, prima della trasmissione all’ufficio centrale, il sistema consentirà al soggetto legittimato di sottoporre il contenuto del fascicolo a controlli formali finalizzati a verificarne la correttezza.
Il servizio di trasmissione all’area riservata dell’amministrazione (la sezione del portale dei servizi telematici nella quale sono resi disponibili i documenti e i servizi forniti ai soggetti abilitati) sarà realizzato a cura del Consiglio Nazionale del Notariato, che garantirà la sicurezza della trasmissione dei dati e dei documenti contenuti nel singolo fascicolo digitale e la trasmissione dovrà avvenire in conformità alle specifiche tecniche che saranno stabilite dal capo del D.I.T. della giustizia del Ministero omonimo che determineranno anche le modalità di interoperabilità tra il dominio giustizia e il dominio del notariato.
Tramite il dominio del notariato sarà pertanto consentito a ogni soggetto legittimato di accedere a un’area riservata per la trasmissione del fascicolo, area dalla quale il medesimo soggetto potrà quindi accedere esclusivamente ai documenti da lui stesso formati e alle ricevute associate a ciascun fascicolo da lui trasmesso, potendo altresì modificare i fascicoli informatici non ancora trasmessi. Il Capo dell’Archivio Notarile potrà, qualora soggetto legittimato, trasmettere il fascicolo digitale anche dal portale dei servizi telematici del dominio giustizia.
Il DM in parola specifica che l’accesso all’area riservata ai soggetti legittimati avverrà mediante un sistema IAM con autenticazione a più fattori e livello di garanzia che dovrà essere “almeno medio”, con tracciamento degli accessi e delle relative operazioni. Le credenziali IAM per l’accesso in oggetto verranno rilasciate al notaio previa verifica della sua iscrizione a ruolo e identificazione a mezzo di documento di identità. Nella fase transitoria (disciplinata dall’articolo 15 del DM), però, l’autenticazione e l’autorizzazione all’accesso saranno gestite direttamente dal modulo IAM della Rete Unitaria del Notariato.
Il comma quinto dell’art. 6 del DM in commento specifica e precisa che la ricezione del fascicolo digitale, e pertanto il perfezionamento dell’obbligo di trasmissione, si intenderà perfezionata nella data in cui verrà generata dal sistema la ricevuta di accettazione nell’area riservata all’amministrazione.
Il sistema di formazione e trasmissione dei dati e dei documenti di cui all’articolo 65 della Legge Notarile garantirà inoltre l’esecuzione di controlli formali, automatizzati in tutto o in parte, su quanto trasmesso.
Se il controllo dovesse avere esito negativo il sistema segnalerà la presenza di anomalie, le quali potranno essere “bloccanti” o “non bloccanti”, oltre ad anomalie che saranno lasciate al controllo dell’archivio notarile competente.
L’art. 7 comma 3 del DM in parola evidenzia i casi specifici in cui le anomalie rilevate saranno considerate “bloccanti” (per esempio: qualora il fascicolo digitale sia vuoto o corrotto, oppure qualora non sia inviato secondo le modalità previste dall’art. 6, oppure qualora il fascicolo superi la dimensione massima, sia in un formato o abbia una struttura difforme da quelle previste, o ancora non sia sottoscritto con le modalità previste dal DM stesso o sia sottoscritto con firma digitale basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso, oppure sia sottoscritto da un soggetto non legittimato alla trasmissione, oppure qualora il fascicolo pur risultando vuoto nelle sezioni relative alle annotazioni repertoriali contenga dati nella distinta riassuntiva), le quali – se presenti – renderanno il fascicolo irricevibile con obbligo per il soggetto legittimato di provvedere all’invio di un nuovo fascicolo.
Parimenti l’art. 7 indica i casi specifici in cui l’anomalia eventualmente rilevata dal sistema di controllo sarà considerata “non bloccante” al fine della trasmissione e in questi casi il fascicolo si considererà accettato, ma il soggetto legittimato procederà alla sua sostituzione ai sensi dell’articolo 9 del DM medesimo.
Le anomalie verranno invece lasciate al controllo dell’archivio notarile competente qualora l’invio del fascicolo venga effettuato da parte di soggetto diverso da quello che ha sottoscritto il fascicolo, oppure qualora venga utilizzo di un certificato di firma digitale riferito a un soggetto non censito nel sistema o a un soggetto non legittimato, o ancora a un soggetto censito nel sistema, che invia però in sostituzione di un altro soggetto alla cui sostituzione non risulta essere legittimato, oppure a un soggetto censito nel sistema, che invia però in sostituzione di altro soggetto non censito e infine in caso di utilizzo di un certificato di firma digitale riferito a un soggetto censito nel sistema, che invia in sostituzione di un altro soggetto non più attivo.
In questi ultimi casi l’acquisizione del fascicolo risulterà “sospesa in attesa della verifica dell’archivio”. L’archivio competente potrà forzare l’accettazione o, se dovesse verificare che l’anomalia rientra tra quelle bloccanti, potrà rifiutare il fascicolo. Il capo dell’archivio comunicherà al sistema l’esito del controllo.
In caso di esito negativo, il sistema segnalerà un errore bloccante. In caso di esito positivo, il fascicolo risulterà accettato e la ricezione dello stesso si intenderà perfezionata alla data in cui era stata generata dal sistema la ricevuta relativa all’anomalia nell’area riservata all’amministrazione. Se, all’esito di tale accettazione, permanessero anomalie non bloccanti, il sistema continuerà a segnalarle e si applicherà la previsione del comma 9 dell’art. 7 del DM (sostituzione del fascicolo da parte del soggetto legittimato).
Il notaio potrà anche essere invitato a procedere all’invio di un nuovo fascicolo digitale sostitutivo del precedente e in questo caso il fascicolo sostitutivo si considererà comunque trasmesso alla data in cui era stata generata dal sistema la ricevuta relativa all’anomalia lasciata alla verifica dell’archivio notarile competente per il primo fascicolo inviato.
Altre anomalie potranno poi essere individuate sia con provvedimento del direttore generale dell’Ufficio
Centrale sia – per anomalie di carattere informatico – tramite le specifiche tecniche stabilite dal capo del D.I.T. della giustizia del Ministero.
Il sistema informatico comunicherà ai soggetti che hanno inviato i fascicoli e anche agli archivi notarili le anomalie e le segnalazioni che verranno generate nella fase di acquisizione del fascicolo
L’art. 8 del DM in oggetto prevede che il sistema informatico, all’esito dei controlli, genererà le ricevute di accettazione e le comunicazioni di irricevibilità o la sospensione dell’acquisizione del fascicolo all’area riservata all’amministrazione, indicando le eventuali anomalie presenti secondo quanto previsto dall’art. 7 del DM. Tali ricevute e comunicazioni saranno sottoscritte digitalmente, avranno le caratteristiche, recheranno i dati e le informazioni e saranno trasmesse secondo quanto sarà individuato con decreto del direttore generale dell’Ufficio centrale degli archivi notarili.
L’art. 9 del DM in commento, rubricato “Sostituzione del fascicolo” prevede che qualora il soggetto legittimato individui degli errori successivamente alla trasmissione del fascicolo o nel caso in cui abbia ricevuto notizia di anomalie non bloccanti, dovrà trasmettere senza indugio un nuovo fascicolo digitale, che sostituirà integralmente il precedente e che dovrà contenere tutti i documenti previsti dalla normativa. Le modifiche che saranno state apportate rispetto al fascicolo originariamente trasmesso saranno segnalate dal sistema informatico all’archivio notarile competente.
In base all’art. 10 del DM il personale dell’archivio notarile distrettuale competente avrà accesso al portale dei servizi telematici e sarà autorizzato alla consultazione dei dati e dei documenti relativi al distretto notarile di competenza contenuti nel sistema informatico, e ciò al fine di effettuare il controllo degli adempimenti, della liquidazione delle tasse e dei contributi e degli importi versati dai singoli notai del distretto notarile di competenza e gli altri controlli, anche ispettivi, demandati all’archivio dalla normativa vigente, nonché al fine di rilasciare, quando previsto dalla normativa in vigore, duplicati, copie ed estratti analogici e informatici, anche per immagine, del fascicolo digitale, per rilasciare certificazioni, per immettere e aggiornare dati e documenti in base a quanto previsto dalle norme vigenti, ma anche per effettuare ricerche di atti di ultima volontà, estrarre dati e inviarli, sempre nel rispetto della normativa vigente.
Il personale dell’archivio notarile, potrà poi accedere ai dati in questione anche su richiesta dell’utenza, per effettuare ricerche relative a singoli atti tra vivi e annotazioni del repertorio dei protesti rispetto all’intero territorio nazionale e ne fornirà l’esito, mentre per gli atti di ultima volontà la ricerca e la comunicazione del relativo esito saranno ristrette al distretto notarile di competenza.
Inoltre nel caso di ispezioni ordinarie o straordinarie eseguite ai sensi degli articoli 129, comma 1, lettera b), e 132 della Legge Notarile, sarà consentito l’accesso al sistema informatico al capo della circoscrizione ispettiva o all’ispettore incaricato, previa comunicazione all’Ufficio centrale degli Archivi Notarili.
Inoltre il personale dell’Ufficio centrale degli Archivi Notarili provvederà all’estrazione dei dati della statistica del notariato di cui all’articolo 78, settimo comma[3], del regolamento notarile e di quelli di cui all’articolo 4, comma 2[4], della Legge Notarile, nonché accederà ai dati del sistema informatico per funzioni conoscitive relative a monitoraggi economici e finanziari dei distretti notarili collegati alle finalità istituzionali dell’Ufficio centrale e a quelle del Ministero della giustizia, per rilevazioni statistiche e per verifiche delle operazioni di accesso al sistema medesimo, anche al fine di accertarne la legittimità.
Il sistema informatico prevede la creazione di profili identificativi e autorizzativi dei soggetti abilitati differenziati per funzione, ai fini dell’espletamento delle attività di rispettiva pertinenza di questi ultimi, come individuate dal DM stesso.
L’art. 11 del DM in oggetto tratta invece delle “Procedure di emergenza” e prevede che nel caso di irregolare funzionamento degli strumenti tecnologici necessari alla trasmissione e all’acquisizione del fascicolo digitalee all’emissione delle ricevute da parte del sistema informaticoi soggetti legittimati dovranno provvedere a rinnovare l’invio informatico. Se l’irregolare funzionamento dovesse verificarsi in prossimità della scadenza prevista dall’articolo 77 del regolamento notarile[5], il notaio potrà trasmettere all’archivio notarile distrettuale competente le copie mensili dei repertori e le copie trimestrali del registro somme e valori su supporto cartaceo, con l’utilizzo dei modelli vigenti.
E’ importante considerare che in base al DM in parola si considera irregolare funzionamento del servizio telematico del sistema informatico l’interruzione dello stesso per un periodo superiore alle ore tre nell’arco temporale giornaliero di disponibilità del sistema.
Inoltre il notaio sarà autorizzato a trasmettere all’archivio notarile distrettuale competente le copie mensili dei repertori e le copie trimestrali del registro somme e valori su supporto cartaceo anche qualora ricorra una causa, non dipendente dal servizio telematico, che impedisca la generazione o l’invio del fascicolo entro il termine previsto dall’articolo 77 del regolamento notarile, e in questa evenienza il notaio dovrà fornire anche una dichiarazione e documentazione giustificativa dell’impossibilità della trasmissione del fascicolo digitale.
In ogni caso, qualora non sia stato possibile trasmettere il fascicolo digitale nei termini di legge e si sia quindi provveduto all’inoltro cartaceo, il soggetto legittimato dovrà poi provvedere a trasmettere il fascicolo digitale una volta che sarà cessato il malfunzionamento o sarà stata eliminata la causa di impedimento predetta.
L’art. 12 del DM prevede che i fascicoli digitali vengano trasmessi con modalità automatizzate su di un sistema di conservazione a norma strutturato nel rispetto degli articoli 43, comma 3 e 44 del CAD.
I fascicoli saranno inviati in conservazione unitamente all’esito dei controlli e alla ricevuta di accettazione.
Ogni fascicolo sarà conservato unitamente ad alcuni metadati specificamente previsti dal DM stesso e sarà marcato temporalmente.
Il “Capo III” del DM 195/2025, rubricato “FASE TRANSITORIA, TRATTAMENTO DEI DATI, DISPOSIZIONI DI ATTUAZIONE E FINANZIARIE” conclude il provvedimento.
L’art. 15 è particolarmente rilevante in quanto prende in considerazione la “fase transitoria” prevedendo che fino alla completa realizzazione del sistema di trasmissione in oggetto, la trasmissione digitale dei dati e documenti di cui all’articolo 65, quarto comma, della Legge Notarile all’Ufficio centrale degli Archivi Notarili dovrà avvenire tramite una struttura informatica, dotata anche di un sistema di conservazione a norma strutturato nel rispetto degli articoli 43, comma 3 e 44 del CAD, predisposta dal Consiglio Nazionale del Notariato previa convenzione sottoscritta dallo stesso Consiglio Nazionale con il Ministero della giustizia e l’Amministrazione degli archivi notarili.
Con provvedimento del direttore generale dell’Ufficio centrale degli Archivi Notarili sarà quindi disciplinato il trasferimento dei documenti e dei dati di cui al decreto in oggetto al sistema informatico.
I dati contenuti nella distinta riassuntiva dei dati repertoriali e dei versamenti mensili di cui all’articolo 65, primo comma, della Legge Notarile saranno resi disponibili dalla predetta struttura informatica all’archivio notarile distrettuale competente, mediante interfacce dei sistemi dell’Amministrazione degli archivi notarili.
Qualora si dovesse rendere necessario procedere a un’integrazione del versamento (per errore che non si riferisca al contenuto della distinta), il soggetto tenuto al versamento e che lo ha eseguito comunicherà all’archivio notarile competente l’esecuzione del pagamento integrativo e in questo caso non si applicherà quanto previsto dall’articolo 9 del DM (non sarà perciò necessario in questo caso procedere a inoltrare un fascicolo digitale sostitutivo).
Con riferimento al trattamento dei dati personali l’art. 16 del DM specifica e precisa che titolari ne sono il Ministero – Direzione generale dell’Ufficio centrale degli archivi notarili, l’Amministrazione degli archivi notarili, i notai e il Consiglio Nazionale del Notariato, ciascuno per le attività di rispettiva competenza, e ciò ai fini della tenuta e gestione dell’archivio centrale informatico.
Il trattamento dei dati personali raccolti dovrà avvenire in conformità al regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 e del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in ogni caso con adozione di tutte le misure necessarie a garantire il rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza nei confronti degli interessati, di limitazione della finalità, di minimizzazione dei dati, di limitazione della conservazione, di integrità e riservatezza e di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita.
Il trattamento dei dati personali sarà pertanto effettuato per le sole finalità di rilevante interesse pubblico correlate alla tenuta e gestione dell’archivio centrale informatico e ne sarà vietata la comunicazione o la diffusione a terzi, nonché la messa a disposizione del pubblico.
I dati trattati ai sensi del DM in parola saranno conservati dal Ministero della Giustizia per un periodo non superiore a dieci anni esclusivamente allo scopo di consentire lo svolgimento delle attività e i controlli previsti dal DM medesimo e comunque fino alla definizione di eventuali contenziosi.
L’art. 17 in tema di “Disposizioni di attuazione” prevede che con provvedimenti del direttore generale dell’Ufficio centrale degli Archivi Notarili, da pubblicarsi nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, saranno fissate: * le date a decorrere dalle quali i soggetti legittimati, appartenenti a uno o più distretti notarili individuati nello stesso provvedimento, invieranno tanto il fascicolo digitale quanto la copia mensile dei repertori e la copia trimestrale del registro somme e valori su supporto cartaceo, che deve pervenire all’archivio secondo le vigenti modalità; * le date a decorrere dalle quali i soggetti legittimati, appartenenti a uno o più distretti notarili individuati nello stesso provvedimento, a seguito della progressiva attivazione del servizio telematico di cui al decreto in commento, invieranno unicamente il fascicolo digitale; * le date a decorrere dalle quali la consultazione dell’indice generale delle parti previsto dall’articolo 114, secondo comma, della Legge Notarile, dall’articolo 154, secondo e terzo comma, del regolamento notarile e dall’articolo 27 del Regio Decreto-Legge 23 ottobre 1924 n. 1737, convertito dalla legge 18 marzo 1926, n. 562, sarà assicurata mediante il portale dei servizi telematici.
L’art. 18 del DM (clausola di invarianza finanziaria) prevede inoltre che dall’attuazione delle disposizioni del DM in parola non dovranno derivare nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica.
